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文書檔案管理制度

文章來源:互聯網  發布時間: 2010/6/23 10:21:00
   機關文書檔案是本單位的重要文獻,是本單位的歷史記錄,機關文書資料必須及時整理歸檔,集中統一管理。
    一、文書管理職責
    本單位的全部文書檔案由辦公室統一管理。具體任務是:
    1、對各中心、辦、科、站的文書立卷歸檔工作進行業務指導,使其做到正確收集、整理和立卷。
    2、按照文書檔案管理規定,做好局機關文書檔案的收集、整編、鑒定、統計、保管和利用工作。
    二、文書檔案管理工作人員職責
    1、文書檔案管理工作是一項重要工作,政治性強,檔案管理人員必須經常認真學習黨的路線、方針、政策和有關理論知識。
    2、檔案員要加強業務學習,努力提高文書檔案的管理水平,使文書檔案更好地為本單位的工作服務。
    3、做好文書檔案資料的保管和保密工作,做到檔案內容不外傳,資料不損壞、不散失。
    4、經常做好檔案資料的收集、整理和歸納工作。
    三、文書歸檔范圍
    1、中央、省、市等上級機關有關的文件資料。
    2、上級機關領導下達的由我單位承辦的各類講話、指示、通知、意見等(文稿)。
    3、本單位的工作計劃、經濟分析、年終總結,各類專題總結報告,各類報表,重要活動、經驗總結和財務帳目等,被刊登的文章、報導及經驗介紹等。
    4、本單位各中心、辦、科、站工作中形成的工作計劃、總結、報告、通知、簡報、圖片、獎狀、項目報告等。
    5、單位領導認為需要保存的其他文件資料。
    辦公室平時應注意做好上述有關材料的催辦、收集和歸檔工作。
    四、文件登記傳閱制度
    1、上級來文及來往重要公文,都需經辦公室辦理收文登記、編號手續。單位領導在有關會議上帶回的重要文件,也應先交辦公室登記、編號。
    2、上級來文及來往重要公文,登記后貼上文件傳閱單,經領導簽閱意見后轉有關部門傳閱和辦理。
    3、對傳閱的文件凡屬辦公室催辦的,及時了解辦理情況;屬有關部門辦理的,及時催辦歸檔。
    4、辦公室定期做好文件的清理和歸檔工作,如發現文件短少,應及時追查。
    5、辦公室對所有文件每年都要進行一次清點。
    五、文書檔案借閱制度
    1、查閱檔案時嚴禁吸煙、喝水,以防損壞檔案。
    2、不得在檔案上作任何標記和符號;不準撕毀、涂改檔案。
    3、查閱者不能擅自借閱與其利用目的無關的檔案。
    4、文書檔案一般不借出,如確因工作需要必須借用時,應征得辦公室負責人同意后辦理借閱手續,并做好保密工作。
    5、外單位因工作需要查閱檔案,必須憑單位介紹信、經辦公室負責人同意后方可查閱,但一律不外借。
文書檔案管理系統
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