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文書檔案管理規定

文章來源:互聯網  發布時間: 2010/6/26 14:48:00
      為了進一步加強所(園)文書檔案管理工作,保障各類文書檔案及時歸檔,有效地?;ず屠玫蛋?,維護所(園)合法權益,特制訂本規定。
一、定義
      本規定所稱的文書檔案是指過去和現在的所(園)各級部門及職工個人從事有關活動直接形成的對所(園)有保存價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
二、檔案的立卷與歸檔
      1、所有外送或內發的文件及其原稿由綜合辦公室分類整理,按年代立案,予以歸檔、保存和備查,并交一份由經辦部門存檔備查。
      2、收集范圍為主要包括:(1)反映所(園)機關主要職能活動和基本歷史面貌的,對本單位工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;(2)所(園)需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料;(3)其他對本單位工作具有查考價值的文件材料(各部門具體歸檔材料見附件)。
      3、屬于歸檔范圍的文件材料,必須向綜合辦公室移交,實行集中統一管理,任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
      4、所有文書檔案一事(一檔)一交,或次年二月底統一移交。
      5、紙質文件材料和相應的電子文件及背景信息等也要進行歸檔。
      6、立卷工作一般在年末或次年初進行,一事一卷。黨政部門和按年度歸檔的部門的檔案在次年五月底前完成歸檔,科研、基建項目和專題性、成套性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內完成歸檔。
      7、案卷質量要求
案卷質量要遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。
(1)歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、影印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系,也應隨同絕密文電立卷。
(3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規定執行。
(4)卷內文件材料應區別不同情形進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
(5)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
(6)有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
(7)案卷:裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
(8)案卷各部分的排列格式為軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
三、檔案的保管與存放
      1、根據國家檔案局第8號令要求,文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年(各類文書檔案保管具體期限見附件)。
      2、機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限,按國家有關規定執行。
      3、處理中的文件,按照文件類別臨時存放于文書人員辦公室內,每季度清理一次,不得積壓。
      4、歸檔后的文檔,按文檔類別統一存放于檔案室,注意防霉防蛀,定期檢查及維護。
      5、檔案室內不得存放非檔案物品,更不能存放易燃和腐蝕性物品,堅持“以防為主、防治結合”的原則,著重做好防火、防盜、防水、防塵、防霉、防蟲、防鼠工作和庫房內溫、濕度的控制、調節及照明管理方面的工作。
四、檔案的開放利用
      1、所(園)內各單位或工作人員確因工作需要借閱檔案的,可借閱職能范圍內的有關檔案。非本職范圍內的檔案一般不外借,如有特殊需要,要向辦公室主任說明理由,批準后方可借閱。
      2、合同是文書檔案的一個重要組成部分。借閱合同須報經辦公室主任批準后到文書人員處辦理借閱手續。
      3、借閱檔案(文件)須辦理借閱手續,借閱期限一般不超過五天,一次借閱數量不得超過三卷(份)。
      4、借閱人員應對檔案的保密、安全和完整負責,不得帶至公共場所,不得泄密、丟失、轉借、涂改、污損、拆散,未經批準不能抄錄復印,確因工作需要的,須到檔案室辦理相關復印手續。
      5、還在保密期限內的密級檔案(文件),概不借閱,內部人員借閱須經辦公室主任批準。密件不準復制。
      6、借閱的案卷原則上不許帶出本單位。
      7、外單位人員借閱檔案,必須持單位介紹信報辦公室主任批準。
文書檔案管理系統
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