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文書檔案案卷格式

文章來源:互聯網  發布時間: 2010/6/26 14:51:00
1.適用范圍
    本標準適用于我國各級檔案館(室)和文書處理部門。
 
2.案卷卷皮格式
    文書檔案案卷卷皮分兩種,一種是硬卷皮,一種是軟卷皮。
2.1硬卷皮格式
2.1.1硬卷皮外形尺寸
    封面尺寸規格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長×寬)。
    封底尺寸同封面尺寸。
    封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。
    卷脊可根據需要分別設10、15、20mm三種厚度。
    用于成卷裝訂的卷皮,上、下側裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌(見圖1)。
    本標準推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面項目
    封面項目包括:全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸(見圖2)。
2.1.3封面項目的填寫方法
2.1.3.1全宗名稱:
    全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”;“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”;“河北省人民政府人事局”“簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3.2類目名稱:
    類目名稱指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的方案分類,并應保持分類體系的穩定性。
2.1.3.3案卷題名:
    案卷題名即案卷標題,一般由立卷人自擬。案卷題名應當準確概括本卷文件的主要制發機關、內容、文種。文字應力求簡煉、明確。
2.1.3.4時間:卷內文件所屬的起止年月。
2.1.3.5保管期限:立卷時劃定的案卷保管期限,一般由立卷人填寫。
2.1.3.6件、頁數:裝訂的案卷要填寫總頁數,不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。
2.1.3.7歸檔號:填寫文書處理號,由立卷人填寫。
2.1.3.8檔號的編制:
    封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。
    全宗號:檔案館指定給立檔單位的編號。
    目錄號:全宗內案卷所屬目錄的編號,在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。
    案卷號:目錄內案卷的順序編號,在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。
2.1.4卷脊項目包括:全宗號、目錄號、年度、案卷號,其排列格式尺寸(見圖3)。
2.2軟卷皮格式
    使用軟卷皮裝訂的案卷,必須裝入卷盒內保存。
2.2.1軟卷皮外形尺寸:
    軟卷皮設封皮和封底,其封皮和封底可根據需要采用長寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規格(見圖4)。
2.2.2軟卷皮封面項目:
    軟卷皮封面項目及填寫方法均同硬卷皮格式。封面項目尺寸、位置(見圖4)。
2.2.3軟卷皮封二項目:
    軟卷皮封二印制項目包括:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、尺寸(見圖5)。
    軟卷皮封二項目的填寫方法同3.4卷內文件目錄填寫方法。
2.2.4軟卷皮封三印制項目包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間,其尺寸位置(見圖9)。
    軟卷皮封三項目的填寫方法同4.3卷內備考表填寫方法。
2.3卷盒格式
2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(長×寬),其高度可根據需要分別設置30、40或50mm的規格。在盒蓋翻口處中部要設置繩帶,使盒蓋能緊扣住卷盒(見圖6)。
2.3.2卷盒封面和卷脊格式
    卷盒封面為空白面。
    卷脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。
    其中起止卷號填寫××-×卷,其余項目的填寫方法同硬卷皮格式。各項目具體位置、尺寸(見圖7)。
2.4填寫要求
    填寫案卷封面及卷脊時一律要求用毛筆或鋼筆,字跡要求工整。

3.卷內文件目錄格式
3.1目錄用紙幅面尺寸采用國內通用16開型(即長×寬為260mm×185mm)或國際標準A4型(即長×寬為297mm×210mm)。
3.2頁邊與文字區尺寸
    卷內目錄用紙上白邊(天頭)寬20±0.5mm
    卷內目錄用紙下白邊(地腳)寬15±0.5mm
    卷內目錄用紙左白邊(訂口)寬25±0.5mm
    卷內目錄用紙右白邊(翻口)寬15±0.5mm(見圖8)
3.3卷內文件目錄項目包括:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各項目具體位置、尺寸(見圖8)。
3.4卷內文件目錄填寫方法
3.4.1順序號:以卷內文件排列先后順次填寫的序號,亦即件號。
3.4.2文號:文件制發機關的發文字號。
3.4.3責任者:對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人,亦即文件的署名者。
3.4.4題名:即文件的標題,一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件,可自擬標題,外加“〔 〕”號。
3.4.5日期:文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的數字右下角加“•”號。
3.4.6頁號:卷內文件所在之頁的編號。
3.4.7單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角,其格式與尺寸是:
    全宗號 目錄號 案卷號 件號
    4×15mm
3.4.8備注:留待對卷內文件變化時作說明之用。
 
4.卷內備考表格式
4.1卷內備考表外形尺寸及頁邊與文字區尺寸均同卷內目錄(見圖9)。
4.2卷內備考表項目包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置、尺寸(見圖9)。
4.3卷內備考表填寫方法
4.3.1本卷情況說明:填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。
4.3.2立卷人:由責任立卷者簽名。
4.3.3檢查人:由案卷質量審核者簽名。
4.3.4立卷時間:填寫完成的立卷日期。
 
5.案卷各部分的排列格式
5.1使用硬卷皮組卷,無論裝訂與否,其案卷各部分的排列格式均是:
    案卷封面——卷內文件目錄——文件——備考表——封底。
5.2使用軟卷皮組卷,其案卷各部分按下列格式排列:軟卷封面(含卷內文件目錄)——文件——封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒保存。
 
6.文書檔案案卷格式監制
6.1文書檔案案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內文件目錄、備考表的監制權屬于各級檔案局。
6.2在卷皮封底的下部應印上“由××檔案局監制”的字樣。
文書檔案管理系統
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